Van LinkedIn-bericht tot gesprek: een geautomatiseerde HR-flow voor Brandfirm
Uitdaging en doel
Brandfirm is een online marketingbureau in Amsterdam dat growth companies helpt versnellen met strategische digitale marketing. Het bureau werkt voor ambitieuze scale-ups en gevestigde namen zoals Young Ones, Nationale Vacaturebank, DPG Media, Secrid, Joolz en Cruise Online.
Door de groei aan klanten nam ook de druk op recruitment toe. Structureel nieuw talent werven werd key, waarbij de cultuur persoonlijk en onderscheidend moest blijven.
De eerste fase van het recruitmentproces verliep grotendeels handmatig via LinkedIn. Recruiters stuurden berichten, verwerkten kandidaten in Recruitee en hielden reacties bij in losse systemen. Dat kostte tijd en maakte het proces foutgevoelig.
De belangrijkste knelpunten:
Handmatige invoer van kandidaten in Recruitee
Geen vaste koppeling tussen LinkedIn en het ATS
Reacties die niet structureel werden vastgelegd
Tijdrovende opvolging en handmatige triage
Beperkt overzicht in de status van kandidaten
Het doel van het traject was helder: een geïntegreerde en schaalbare HR-flow bouwen waarin outreach, registratie en opvolging automatisch op elkaar aansluiten. Minder handwerk, meer grip en een consistente candidate experience.
Aanpak en strategie
Samen met Brandfirm hebben we het volledige eerste deel van de recruitmentketen opnieuw ingericht. We hebben drie opeenvolgende automatiseringen ontwikkeld die samen één gesloten proces vormen. De gebruikte tooling bestond uit N8N, LinkedIn, Apify, ChatGPT en Recruitee .
Automatische registratie en gepersonaliseerde outreach
Zodra een kandidaat een LinkedIn-connectieverzoek accepteert, start automatisch de eerste flow.
Wat we hebben ingericht:
Automatisch aanmaken van de kandidaat in Recruitee
Opslaan van naam, e-mail, LinkedIn-profiel en vacature-ID
Terugkoppeling van het Recruitee-ID naar het outreach-systeem
Automatische verrijking van het LinkedIn-profiel met werkervaring, senioriteit en skills
Genereren van een gepersonaliseerd eerste bericht met behulp van AI
Het bericht verwijst concreet naar het profiel van de kandidaat en houdt rekening met eerdere contactmomenten. Daarmee blijft de benadering persoonlijk, zonder dat recruiters elk bericht handmatig hoeven te schrijven.
2. Automatische verwerking van reacties
Wanneer een kandidaat reageert, wordt dit direct opgepakt.
We hebben ingericht dat:
Dubbele verwerking wordt voorkomen
De reactie tijdelijk wordt opgeslagen voor analyse
De inhoud automatisch wordt toegevoegd aan een specifiek veld in Recruitee
Hierdoor is in het ATS altijd zichtbaar wat een kandidaat heeft teruggeschreven. Recruiters hoeven LinkedIn niet meer te openen om context terug te vinden.
3. AI-gestuurde opvolging
Elke tien minuten controleert het systeem of er nieuwe reacties zijn die nog niet verwerkt zijn.
Met behulp van AI wordt bepaald of een reactie positief of negatief is. Twijfelgevallen worden bewust als positief behandeld om kansen niet te missen.
Afhankelijk van de uitkomst:
Bij interesse wordt automatisch een concreet belvoorstel gestuurd
Bij afwijzing wordt begrip getoond en een referral-optie aangeboden
De reactie wordt gemarkeerd als verwerkt om herhaling te voorkomen
Hiermee is de eerste opvolging volledig geautomatiseerd, inclusief inhoudelijke beoordeling.
Resultaat en impact
Door de HR-flow is het eerste deel van het recruitmentproces volledig gestroomlijnd. Waar voorheen meerdere handmatige stappen nodig waren, verloopt het traject nu zonder tussenkomst van een recruiter.
De impact is zichtbaar op meerdere niveaus.
Tijdswinst
Recruiters besteden geen tijd meer aan administratieve handelingen zoals het invoeren van kandidaten of het kopiëren van reacties. De eerste opvolging gebeurt automatisch. Hierdoor ontstaat ruimte voor inhoudelijke gesprekken en selectie.
Foutreductie en consistentie
Doordat LinkedIn en Recruitee technisch aan elkaar zijn gekoppeld, verdwijnen losse lijstjes en ontbrekende notities. Elke kandidaat staat direct correct geregistreerd in het ATS .
Betere datatoegang
Alle communicatie is centraal inzichtelijk in Recruitee. Dat zorgt voor meer overzicht en maakt rapportage eenvoudiger.
Schaalbaarheid
De flow draait continu en kan zonder extra belasting meer kandidaten verwerken. Dit is essentieel voor een bureau dat meegroeit met ambitieuze klanten.
De kernresultaten op een rij:
Volledig geautomatiseerde registratie van LinkedIn-kandidaten
Directe en consistente opvolging van elke reactie
Minder handmatige administratie
Betere grip op recruitmentdata
Meer focus op kwalitatieve gesprekken
Met deze HR-flow heeft Brandfirm een schaalbaar fundament onder recruitment gelegd. Het proces ondersteunt de groeiambities van het bureau, zonder in te leveren op persoonlijke benadering. Recruitment is daarmee niet langer een administratieve bottleneck, maar een gestroomlijnd en beheersbaar onderdeel van de organisatie.
